Fachkräfte halten: Warum die Gehaltserhöhung oft das teuerste Mittel ist
Eine Kündigung kostet mehr, als in der BWA steht. Was etablierte Unternehmen über Fluktuation wissen sollten und welche Extras steuerfrei bleiben.
„Das haben wir immer so gemacht“ ist in etablierten Unternehmen selten eine Ausrede. Meistens hat es einfach lange funktioniert. Die Kunden sind treu, das Team ist eingespielt, die Prozesse sitzen. Bis zwei erfahrene Leute im selben Jahr kündigen und die Nachbesetzung ein halbes Jahr dauert.
Ich bin kein Personalberater. Aber ich sehe die Zahlen. Und an den Zahlen sieht man ziemlich früh, wenn etwas kippt.
Was eine Kündigung wirklich kostet
Die meisten Unternehmer unterschätzen es. Ein Personalberater nimmt für eine Fachkraft üblicherweise 20 bis 30 % des Jahresgehalts. Dazu kommen die Monate, in denen die Stelle leer ist, und die Monate, in denen sich die neue Person einarbeitet. Bei 80.000 Euro Jahresgehalt bist du schnell bei 30.000 Euro und mehr.
Dieser Betrag steht in keiner BWA als eigene Zeile. Er versteckt sich in Beraterhonoraren, Überstunden und Projekten, die liegen bleiben. Deshalb schaue ich bei Mandanten nicht nur auf Umsatz und Marge, sondern auch auf Fluktuation, Krankenstand und die Zeit, bis eine Stelle besetzt ist. Die Zahlen liegen in Lohnbuchhaltung und Recruiting ohnehin vor. Man muss sie nur regelmäßig anschauen.
Die Gehaltserhöhung ist das teuerste Mittel
Wenn es eng wird, ist der Reflex: mehr Gehalt. Das Problem ist die Rechnung dahinter. Von 100 Euro brutto mehr kommt beim Mitarbeiter je nach Gehalt und Steuerklasse oft nur rund die Hälfte an. Dich kostet dieselbe Erhöhung mit dem Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung bis zu gut 120 Euro.
Ein Teil davon lässt sich deutlich effizienter gestalten. Diese Leistungen bleiben steuerfrei und meist auch sozialversicherungsfrei:
- Sachbezug bis 50 Euro im Monat, etwa als Gutscheinkarte (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG)
- Jobticket oder Deutschlandticket in voller Höhe (§ 3 Nr. 15 EStG)
- Kita-Zuschuss für nicht schulpflichtige Kinder, ohne Obergrenze (§ 3 Nr. 33 EStG)
- Gesundheitsförderung bis 600 Euro im Jahr für zertifizierte Angebote (§ 3 Nr. 34 EStG)
- Laptop und Smartphone, die du zur privaten Mitnutzung überlässt (§ 3 Nr. 45 EStG)
- Betriebliche Altersvorsorge: 2026 bis 8.112 Euro im Jahr steuerfrei, davon bis 4.056 Euro auch sozialversicherungsfrei (§ 3 Nr. 63 EStG)
Zwei Dinge, an denen es in der Praxis scheitert. Die 50 Euro sind eine Freigrenze, kein Freibetrag: Ein Cent darüber, und der ganze Betrag ist steuerpflichtig. Und die meisten dieser Leistungen müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn kommen (§ 8 Abs. 4 EStG). Ein bestehendes Gehalt einfach in Gutscheine umzuwandeln, funktioniert nicht.
Eine Erwartung will ich aber dämpfen: Kein Jobticket hält jemanden, der sich im Team nicht wohlfühlt. Steuerfreie Extras machen ein gutes Angebot besser. Ein schlechtes retten sie nicht.
Beteiligung für Schlüsselpersonen
Gerade in IT-Unternehmen fragen gute Leute irgendwann nach einer Beteiligung. Dafür gibt es zwei grundverschiedene Wege, virtuelle oder echte Anteile, mit sehr unterschiedlichen steuerlichen Folgen. Wie sie sich unterscheiden, habe ich in Finanzierungsrunde geplant? beschrieben. Das Thema betrifft nicht nur Startups vor einer Runde. Auch ein etabliertes Unternehmen, das an die Nachfolge denkt, kann Schlüsselpersonen so langfristig binden.
Veränderung: mit den Leuten, die den Prozess heute machen
Wenn ich bei etablierten Mandanten die Buchhaltung digitalisiere, scheitert es selten an der Technik. Es hakt, wenn die Menschen, die den Prozess seit Jahren machen, als Letzte davon erfahren. Was funktioniert: sie von Anfang an fragen, wo es heute klemmt. Mit einem Bereich anfangen, etwa den Eingangsrechnungen. Erst ausrollen, wenn der läuft. Wie so eine Umstellung Schicht für Schicht aussieht, steht in Buchhaltung automatisieren.
Wo ich helfen kann und wo nicht
Kultur steht in keiner Bilanz. Ihre Folgen schon: in Recruitingkosten, Überstunden und Projekten, die liegen bleiben. Einen Teil davon fangen sauber gestaltete Gehaltsbausteine auf. Der Rest ist Führung, und da bin ich nicht der richtige Ansprechpartner. Für den ersten Teil schon.
Du willst wissen, welche Bausteine bei dir passen und wie sie korrekt abgerechnet werden? Dann lass uns im Erstgespräch draufschauen.