E-Rechnung ab 2027: Warum dein Umsatz 2026 entscheidet
Ob du ab Januar E-Rechnungen ausstellen musst, entscheidet dein Umsatz 2026. Welcher Umsatz zählt, wen die Pflicht nicht trifft und wo die eigentliche Falle liegt.
Eine Frage stelle ich gerade in fast jedem Mandantentermin: Wie viel Umsatz macht ihr 2026? Diesmal geht es nicht um die Steuerlast, sondern um eure Rechnungen. Ob du ab Januar E-Rechnungen ausstellen musst, entscheidet sich an genau dieser Zahl.
Was eine E-Rechnung ist und was nicht
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den die Software des Empfängers ohne Abtippen verarbeiten kann (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Das PDF aus deinem Rechnungstool ist keine E-Rechnung, auch nicht, wenn es per Mail kommt. Steuerlich ist es eine „sonstige Rechnung“.
Zulässig sind vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Bei ZUGFeRD aber nicht jedes Profil: MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht. ZUGFeRD ist ein Hybrid aus PDF und eingebetteter XML-Datei. Widersprechen sich beide, gilt die XML. Das PDF ist nur noch die Lesehilfe.
Der Zeitplan
- Seit 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Eine Übergangsfrist gibt es dafür nicht. Ein E-Mail-Postfach reicht als Eingang aus.
- 2025 und 2026: Ausstellen darfst du noch auf Papier oder als PDF. Für das PDF braucht es die Zustimmung des Empfängers. Die ergibt sich in der Praxis meist schon daraus, dass er seit Jahren PDFs bezahlt.
- 2027: Lag dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, musst du an inländische Geschäftskunden E-Rechnungen ausstellen. Lag er darunter, bleibt es noch ein Jahr bei Papier und PDF (§ 27 Abs. 38 UStG). Für EDI-Verfahren gilt bis Ende 2027 eine eigene Übergangsregel.
- Ab 2028: E-Rechnung für alle, unabhängig vom Umsatz.
Welcher Umsatz zählt
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG, nicht die Umsatzzeile in deiner BWA. Gemeint sind die in Deutschland steuerbaren Umsätze. Verkäufe an Privatkunden im Inland zählen mit. Software und Dienstleistungen an Geschäftskunden im EU-Ausland, bei denen der Kunde per Reverse Charge die Steuer schuldet, zählen dagegen nicht. Sie sind in Deutschland gar nicht steuerbar. Bei Warenlieferungen ins EU-Ausland sieht das anders aus.
Für Unternehmen mit hohem Auslandsanteil kann das den Unterschied machen. Wer 1,2 Millionen Euro umsetzt, die Hälfte davon mit Geschäftskunden in Österreich und den Niederlanden, liegt beim Gesamtumsatz womöglich unter der Grenze. Rechne es also nach, bevor du davon ausgehst, dass die Pflicht dich schon 2027 trifft. Freiwillig umstellen darfst du natürlich trotzdem.
Wen die Pflicht nicht betrifft
Die Ausstellungspflicht gilt nur, wenn du und dein Kunde im Inland ansässig seid. Rechnungen an Kunden in Wien, Zürich oder Austin sind nicht betroffen, Rechnungen an Privatkunden ebenso wenig. Ausgenommen sind außerdem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV). Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen müssen sie sie trotzdem.
Die eigentliche Falle liegt im Eingang
Über das Ausstellen reden alle. Das größere Risiko sehe ich bei den Eingangsrechnungen. Schickt dir ein Lieferant ab 2027 weiter ein PDF, obwohl er eine E-Rechnung ausstellen müsste, ist das nach Auffassung der Finanzverwaltung keine ordnungsgemäße Rechnung. Für den Vorsteuerabzug brauchst du aber genau die (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Auf dem Spiel steht also deine Vorsteuer, nicht seine.
Das Problem: Du weißt nicht, wie viel Umsatz dein Lieferant 2026 gemacht hat. Mein Rat deshalb: Bitte deine wichtigsten Lieferanten schon jetzt, auf E-Rechnung umzustellen. Ab 2028 ist die Frage ohnehin erledigt.
Und beim Archivieren gilt: Das Original ist die XML. Sie muss unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt werden, acht Jahre lang (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO). Wer nur die PDF-Ansicht ablegt oder ausdruckt, hat das Original nicht aufbewahrt.
Was ich jetzt mit Mandanten durchgehe
- Gesamtumsatz 2026 hochrechnen: Bist du 2027 schon dran?
- Rechnungstool prüfen: Erzeugt es XRechnung oder ZUGFeRD in einem zulässigen Profil? Bei Abo-Rechnungen aus dem Billing-System nachfragen, nicht annehmen.
- einen Eingang festlegen, an den alle E-Rechnungen gehen und von dem aus sie automatisch in die Buchhaltung laufen
- Archiv klären: Wird die XML unveränderbar gespeichert?
- Lieferanten anschreiben, die noch PDFs schicken
Eine Leitweg-ID brauchst du übrigens nur, wenn du an Behörden fakturierst. Das ist ein eigenes Thema.
Pflicht mit Nebenwirkung
Die E-Rechnung ist zuerst eine Pflicht. Für die Buchhaltung ist sie trotzdem ein echter Fortschritt: Rechnungen, die sich ohne Auslesen und Abtippen buchen lassen. Wie das in eine automatisierte Buchhaltung passt, steht in Buchhaltung automatisieren.
Du bist unsicher, ob dich die Pflicht 2027 schon trifft? Dann rechnen wir es im Erstgespräch gemeinsam nach.